MEDEO FORMATION, centre de formation spécialisé dans le secteur sanitaire, social et médico-social, situé à Toulouges, près de Perpignan, dans les Pyrénées Orientales vous propose aujourd’hui un petit focus sur ce critère « impératif de la Haute Autorité de Santé (HAS).
Les crises dans les milieux de la santé et du médico-social, peuvent avoir des impacts immédiats et graves sur les patients, les équipes soignantes, et l’organisation même de l’aide et des soins. Afin de minimiser ces conséquences, il est crucial pour les établissements de santé d’élaborer un plan de gestion de crise efficace. La Haute Autorité de Santé (HAS) fournit des directives dans son référentiel, au travers de critères impératifs, qui aident à mettre en place des stratégies de gestion de crise solides afin de permettre la continuité de l’activité des Établissements Sanitaires, Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS). Ces exigences couvrent l’ensemble des étapes de préparation, de réponse et de rétablissement après une crise, permettant aux établissements d’être résilients face à des situations potentiellement graves.
1. Définition d’un plan de gestion de crise
Un plan de gestion de crise est un ensemble de procédures, de stratégies et de ressources visant à répondre de manière organisée et efficace aux événements inattendus susceptibles de perturber la continuité de l’aide et des soins dans les Établissements Sanitaires, Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS). Les objectifs visent à assurer la sécurité des usagers des Service Autonomie à Domicile (SAD), des patients des EHPAD (Établissements Hospitalier pour Personnes Âgées Dépendantes) et des Établissements de soins et de protéger les infrastructures et de garantir le maintien des activités essentielles.
Selon la Haute Autorité de Santé (HAS), le plan de gestion de crise doit intégrer plusieurs éléments clés : une analyse des risques, une organisation claire des rôles et des responsabilités, des protocoles de communication internes et externes, et des mesures pour évaluer et améliorer continuellement le plan. Ce plan est conçu pour faire face à divers types de crises, y compris les pandémies, les cyberattaques, les pannes de réseaux, les incendies, et les événements météorologiques extrêmes.
2. Première étape : l’analyse des risques
L’analyse de risques constitue la première étape pour élaborer un plan de gestion de crise efficace. Elle permet de recenser les menaces potentielles spécifiques à chaque Établissement Sanitaire Social et Médico-Social (ESSMS), en tenant compte de ses caractéristiques (taille, type de soins dispensés, localisation géographique, etc.). La Haute Autorité de Santé (HAS) recommande de réaliser une cartographie des risques afin d’identifier et de classer les événements susceptibles de se produire.
Chaque Établissement Sanitaire, Social et Médico-Social (ESSMS) doit ainsi évaluer les impacts potentiels de chaque risque identifié, tant sur le plan humain que matériel, ainsi que leur probabilité d’occurrence. L’analyse des risques doit être réalisée régulièrement et mise à jour en fonction des évolutions de l’environnement interne et externe de l’établissement.
Par exemple, les risques associés aux cyberattaques et aux pandémies ont augmenté ces dernières années, rendant ces menaces prioritaires dans de nombreux établissements de santé.
3. La phase de préparation : Organisation et formation des équipes
Une fois les risques identifiés, il est essentiel de structurer l’organisation interne et de définir clairement les responsabilités de chacun en cas de crise. La Haute Autorité de Santé (HAS) préconise la constitution d’une cellule de crise, qui coordonne les actions et garantit l’application des protocoles de gestion de crise. Cette cellule, souvent composée de membres de la direction, de chefs de service, et de représentants du personnel aidant, soignant et administratif, doit être entraînée à réagir rapidement et efficacement.
La formation continue du personnel constitue un volet essentiel de la préparation. Les simulations de crise, ou exercices de scénario, permettent aux équipes de se familiariser avec les procédures d’urgence. Ces exercices devraient être réalisés régulièrement, au moins une fois par an, et couvrir différents types de crises possibles (par exemple, une évacuation en cas d’incendie, la prise en charge d’un afflux massif de patients, etc.).
C’est pourquoi, MEDEO FORMATION, centre de formation spécialisé dans le secteur sanitaire, social et médico-social, situé à Toulouges, près de Perpignan, dans les Pyrénées Orientales, propose de former les salariés des Établissements Sanitaires, Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS) afin de leur permettre de mieux appréhender cette exigence de la Haute Autorité de Santé (HAS).
4. La communication : élément essentiel pour gérer la crise
La communication est cruciale en cas de crise. La Haute Autorité de Santé (HAS) recommande de mettre en place un plan de communication bien défini, qui inclut des protocoles pour communiquer avec le personnel des Établissements Sanitaires Sociaux et Médico-Sociaux, les patients, les familles, les autorités de santé, et les médias. La cellule de crise doit centraliser les informations et diffuser des messages clairs, cohérents et adaptés.
Pour garantir une diffusion rapide et efficace, les outils numériques tels que les systèmes d’alerte par SMS, les mails d’urgence, et les intranets sécurisés sont des ressources précieuses. En parallèle, des consignes doivent être prévues pour la communication externe, notamment avec les familles des patients et les médias, afin d’éviter la propagation de fausses informations et de gérer la réputation de l’établissement.
5. La Gestion des ressources (matériels) et de la logistique en situation de crise
Les crises peuvent nécessiter une mobilisation rapide de ressources supplémentaires, qu’il s’agisse de lits, de matériel médical, ou de personnel. La Haute Autorité de Santé (HAS) recommande de maintenir un inventaire des ressources critiques et d’établir des partenariats avec d’autres établissements et fournisseurs pour obtenir du soutien en cas de besoin.
L’établissement doit également planifier les procédures d’approvisionnement en matériel d’urgence (médicaments, équipements de protection individuelle, matériel de réanimation) et veiller à ce que les stocks soient régulièrement mis à jour. Par exemple, durant la pandémie de COVID-19, de nombreux établissements ont constaté des pénuries de masques soulignant l’importance d’une gestion proactive des stocks et d’une anticipation des besoins en fonction des scénarios de crise.
6. Retour d’expérience (REX) et amélioration continue (continuité de l’activité)
Après chaque crise ou simulation de crise, la Haute Autorité de Santé (HAS) insiste sur l’importance de réaliser un retour d’expérience (REX). Cette étape permet d’identifier les forces et les faiblesses du plan de gestion de crise, en recueillant les avis des membres de la cellule de crise, du personnel et des autres parties prenantes. Le retour d’expérience est essentiel pour affiner les procédures, améliorer la formation des équipes et adapter les stratégies en fonction des leçons apprises.
La Haute Autorité de Santé (HAS) préconise la mise en place d’indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité de la réponse à la crise, tels que le temps de réaction, la gestion des ressources, et la satisfaction des parties prenantes. Ces indicateurs permettent de mesurer objectivement les progrès et de guider les actions d’amélioration continue.
Conclusion
Grâce aux recommandations de la Haute Autorité de Santé (HAS), les Établissements Sanitaires Sociaux et Médicaux-Sociaux peuvent structurer une réponse organisée et efficace face aux crises, en passant par une analyse minutieuse des risques, une préparation rigoureuse des équipes, une communication claire, une gestion optimale des ressources et une démarche d’amélioration continue.
En intégrant ces pratiques, les Établissements Sanitaires, Sociaux et M2dico-Sociaux (ESSMS) sont mieux armés pour protéger leurs usagers, leurs patients, leur personnel et assurer la continuité de l’aide et des soins même dans les situations les plus critiques.
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